Privacy Policy

I. Algemene gegevens

Onderstaande bepalingen regelen het gebruik van één van de websites van de Orde van Vlaamse Balies (hierna OVB genoemd), met de domeinnaam www.legaltechcongres.be .

De website www.legaltechcongres.be is gecreëerd en wordt beheerd door de Orde van Vlaamse Balies, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, België, Staatsbladsstraat 8, BE 0267.393.267. Voor meer informatie kan u een e-mail sturen naar itcongres@ordevanvlaamsebalies.be .

De moderne technologieën van informatie en communicatie spelen een fundamentele rol bij de activiteiten van een organisatie zoals de OVB. Onze hoofdactiviteit is de vertegenwoordiging van de Vlaamse advocatuur en de behartiging van de belangen van de rechtzoekende. Alle informatie en berichten die verband houden met de activiteiten van de OVB kan u steeds terugvinden via de homepagina www.advocaat.be en het menu.

In dit privacy beleid worden de maatregelen vermeld die genomen worden om uw privacy te beschermen. De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van onze bezoekers is voor ons heel belangrijk en dragen wij hoog in het vaandel.

Daarom willen wij aan de hand van dit privacy beleid u zo goed mogelijk informeren, op de hoogte brengen welke persoonsgegevens bij uw bezoek van onze website, bij het invullen van inschrijvingen verzameld en/of bewaard worden, de redenen meedelen waarom we dat doen en over welke controlemogelijkheden u beschikt.

Alvorens onze website te kunnen gebruiken, dient u tevens kennis te nemen van onze disclaimer via www.legaltechcongres.be/disclaimer.

De OVB verbindt er zich toe nauwgezet de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Belgische wetgeving betreffende de bescherming van de persoonsgegevens na te leven. Die wetgeving is integraal beschikbaar op de site van de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be .

De OVB vindt het belangrijk de door de wetgever gehanteerde termen goed en in verstaanbare taal uit te leggen, daarom worden in dit privacy beleid verschillende termen extra uitgelegd.

 

a. Verwerkingsverantwoordelijke

Wat/wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke is de persoon of instelling die instaat voor het verzamelen van de persoonsgegevens bij een bezoek van de website en bij het inschrijven op deze website.

Hierbij is het uitermate belangrijk dat wij, als verwerkingsverantwoordelijke steeds bereikbaar zijn voor eventuele vragen en opmerkingen over het privacy beleid. De OVB heeft ingevolge de AVG een Functionaris voor Gegevensbescherming of Data Protection Officer aangeduid.

U kan onze gegevens hier terugvinden:

Naam

OVB

Data Protection Officer

Adres

Staatsbladsstraat 8

Staatsbladsstraat 8

Stad

1000 Brussel

1000 Brussel

KBO

BE0267.393.267

 

E-mail

info@advocaat.be

dpo@ordevanvlaamsebalies.be

Telefoon

+32 2 227 54 70

+32 2 227 54 70

 

b. Kennisname en aanpassing

Door gebruik te maken van onze website, de bijhorende toepassingen en het vrijwillig meedelen van uw persoonsgegevens met het oog op uw inschrijving en deelname aan het congres, bevestigt u kennis genomen te hebben van de bepalingen en maatregelen in dit privacy beleid.

Gelieve dus deze privacyverklaring zorgvuldig door te nemen vooraleer u overgaat tot inschrijving via onze website en u persoonsgegevens doorgeeft aan de OVB.

De OVB behoudt zich het recht voor haar privacybeleid op elk moment aan te passen, mits zij de bezoekers hiervan op de hoogte stelt via de website of e-mail. Na publicatie worden de wijzigingen automatisch van kracht.

 

c. Toepasselijk recht

De verwerking van de persoonsgegevens binnen de OVB is onderworpen aan de Europese verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens, alsook aan de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

 

II. Verzameling van persoonsgegevens

 

a. Definitie persoonsgegevens

Onder de noemer persoonsgegevens dienen alle gegevens of informatie (bijv. naam, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, …) te worden verstaan die verwijzen naar een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Door de ruime formulering zijn heel veel gegevens als persoonsgegevens te beschouwen.

 

b. Het gebruik van onze website en toepassingen

Door het gebruik van onze website en deelname aan het Legal Tech-Congres worden diverse persoonsgegevens verzameld  op verschillende manieren:

  1. De persoonsgegevens worden door uzelf meegedeeld (voor de inschrijving via het invulformulier, … )
  2. De persoonsgegevens die wij automatisch verkrijgen door het bezoek op onze website en het gebruik van onze diensten (bijv. IP adres, DNS adres, browsergegevens, cookies …);
  3. De persoonsgegevens die wij verzamelen tijdens de deelname aan het Legal Tech-Congres.

De verschillende manieren van verzameling van persoonsgegevens zijn onderworpen aan eigen specifieke bepalingen en voorwaarden in de privacywetgeving. Daarom is het belangrijk dat de verschillen tussen voormelde manieren van verzameling geduid worden.

 

1. De persoonsgegevens worden door de betrokkene zelf meegedeeld

Bepaalde categorieën persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor het gebruik van onze onlinediensten (inschrijving voor het congres) en dienen door uzelf aan ons meegedeeld te worden.

Afhankelijk van uw hoedanigheid als advocaat/ baliemedewerker/ derde, kunnen volgende categorieën van persoonsgegevens worden gevraagd:

Categorie  persoonsgegevens

Omschrijving persoonsgegeven

Persoonlijke identificatiegegevens

Naam, titel, adres (privé, werk), telefoonnummer (privé, werk), e-mail,

 

Identificatiegegevens, andere dan het Rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid

Btw-nummer

 

Persoonlijke bijzonderheden

Leeftijd, geslacht, beroepservaring, beroepskwalificaties, balie

 

2. Automatische verzameling van persoonsgegevens

Aan de hand van cookies en tracking-technologieën worden verschillende persoons- en andere gegevens op een geautomatiseerde wijze verzameld, dat gewoon door een bezoek aan onze website:

Type persoonsgegevens

Omschrijving persoonsgegeven

Elektronische identificatiegegevens

 

IP-adressen, cookies, verbindingsmomenten, …

Elektronische lokalisatiegegevens

Benadering van locatie, omgeving,…

Surfgedrag

 

Welke pagina’s worden bekeken hoe lang wordt een webpagina bekeken, clicks, hits, …

Via welk kanaal wordt onze website bezocht

Zoektermen, via welke webpagina onze website wordt bezocht

Welk toestel wordt gebruikt

Pc, smartphone, tablet, …

Welke systeemsoftware wordt gebruikt

Windows, Android, Apple, …

Welke browser wordt gebruikt

IE, Mozilla, Chrome,…)

Die persoonsgegevens zijn volledig geanonimiseerd en kunnen dus niet gekoppeld worden aan persoonlijke identificatiegegevens, waardoor een identificatie van de betrokkene voor de verwerkingsverantwoordelijke niet mogelijk is.

Uiteraard wordt, indien nodig, op basis van de Telecommunicatiewet expliciet uw toestemming voor het gebruik van cookies en trackingtechnologie gevraagd. Dat aan de hand van ons cookiebeleid zoals weergegeven op onze website via www.advocaat.be/legal/cookies.

 

3. Verzamelde persoonsgegevens tijdens het Legal Tech-Congres

Voor de goede werking en organisatie van het Legal Tech-Congres zal de OVB persoonsgegevens verwerken van elke deelnemer. Er zal bij ontvangst een lijst klaarliggen met vermelding van persoonsgegevens die de deelnemers dienen te ondertekenen en er zal bovendien aan elke deelnemer een naambadge worden overhandigd.

Bovendien zal gedurende het congres een fotograaf aanwezig zijn om foto’s te maken van het evenement en kunnen deze door de OVB worden gepubliceerd op haar website of op OrdeExpress. Alle genodigden hebben een inzage- en correctierecht op de hem of haar betrekking hebbende persoonsgegevens die verwerkt worden in de bestanden van OVB, daarenboven beschikt u ook over het recht om u te verzetten tegen de verwerking. U kan hiervoor contact opnemen de Orde van Vlaamse Balies via bovenstaande adresgegevens.

Categorie  persoonsgegevens

Omschrijving persoonsgegeven

Persoonlijke identificatiegegevens

Naam, adres (werk)

 

Afbeeldingen

Foto’s (van het evenement)

 

Persoonlijke bijzonderheden

Balie

 

III. Rechtvaardigingsgronden en doeleinden voor de verwerking

 

a. Definitie verwerking

De verwerking van persoonsgegevens betreft alle mogelijke bewerkingen of een geheel van bewerkingen, al dan niet geautomatiseerd, zoals bv. het verzamelen, structureren, bewaren, raadplegen, bijwerken, gebruiken, combineren, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.

 

b. Uitvoering van de overeenkomst

Bij de inschrijving als deelnemer in het kader van het congres over legal tech kunnen verschillende persoonsgegevens opgevraagd en/of verwerkt worden die noodzakelijk zijn om de gevraagde diensten te kunnen uitvoeren.  

Zonder die persoonsgegevens is er geen mogelijkheid om enige overeenkomst af te sluiten, daarom dienen door u verstrekte gegevens correct en volledig zijn. Bij het meedelen van onjuiste persoonsgegevens kunnen wij de gevraagde diensten niet uitvoeren.

Er zijn meerdere toegangswegen om u te kunnen inschrijven:

 

Verwerking van persoonsgegevens

 

Categorie persoonsgegevens

 

 

Omschrijving persoonsgegevens

 

Doeleinden voor verwerking

 

Aanmaken profiel privaat luik

Persoonlijke identificatiegegevens

Naam, adres, e-mail, telefoonnummer, …

Registratie van gegevens voor profielaanmaak

Persoonlijke bijzonderheden

Leeftijd, geslacht, beroepservaring, beroepskwalificaties, balie

Identificatiegegevens, andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid

Btw-nummer

Aanmelden privaat luik

Persoonlijke identificatiegegevens

Gebruikersnaam en wachtwoord

Aanmelden op het platform

Klantenbeheer

Persoonlijke identificatiegegevens

Naam, adres, e-mail, telefoonnummer, …

De administratie van de inschrijvingen, beheer en de facturatie. Het opvolgen van de solvabiliteit.

Identificatiegegevens, andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid

Btw-nummer

 

c. Gerechtvaardigd belang van de OVB

De OVB verwerkt persoonsgegevens in het kader van het gerechtvaardigd belang in twee specifieke gevallen:

De OVB zal genoodzaakt zijn om de gegevens van de betrokkene die via de communicatiekanalen contact opneemt, te verwerken met oog op het beantwoorden van het verzoek en voor zoveel als nodig de opvolging van haar feedback te garanderen, dat als instelling met voorbeeldfunctie.

De persoonsgegevens van de bezoeker worden enkel aangewend voor intern gebruik en toegewezen aan afdeling die bevoegd zou kunnen zijn om op het bericht van de bezoeker te antwoorden.

Alle genodigden hebben een inzage- en correctierecht op de hem of haar betrekking hebbende persoonsgegevens die verwerkt worden in de bestanden van OVB, daarenboven beschikt eenieder ook over het recht om zich te verzetten tegen de verwerking.

 

Verwerking van persoonsgegevens

 

Categorie persoonsgegevens

 

 

Omschrijving persoonsgegevens

 

Doeleinden voor verwerking

 

Contact en opvolging

Persoonlijke identificatiegegevens

Naam, adres, e-mail, telefoonnummer, …

Registratie van gegevens voor behandeling

Momentopnames van het congres vastleggen

Afbeeldingen

Foto’s

Promotie van het congres

 

 

IV. Verwerking van gevoelige persoonsgegevens

 

Zoals de wet voorschrijft, worden er geen gevoelige gegevens zoals de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, seksuele voorkeuren, gezondheid en het lidmaatschap van een vakvereniging door ons verwerkt.

 

V. Kwaliteit en belangenafweging

 

Als verwerkingsverantwoordelijke waken wij over de kwaliteit en wettelijkheid van de door ons verzamelde en verwerkte persoonsgegevens. Hierbij nemen wij alle nodige maatregelen om de gegevens die onnauwkeurig of onvolledig zijn te wissen of te verbeteren.

Bij de verzameling en verwerking van de beschikbare persoonsgegevens houden wij ons voor enkel de persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken die dienend zijn voor het bereiken van onze verwerkingsdoeleinden. Geen overmatige gegevens noch gegevens die “ooit wel” eens van toepassing zouden kunnen zijn worden door ons verzameld of verwerkt.

 

VI. Bewaartermijn persoonsgegevens

 

De persoonsgegevens worden bewaard voor de volledige duurtijd die noodzakelijk is voor het verwezenlijken van onze verwerkingsdoeleinden. Een langere bewaring of verdere verwerking dan nodig voor de doeleinden te bereiken, wordt niet gedaan.

De wettelijke bewaringstermijn voor betalingsgegevens bedraagt minimum 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar. Andere persoonsgegevens zoals de inloggegevens zullen worden verwijderd  zodra de betrokkene zich uitschrijft.

 

VII. Doorgeven van persoonsgegevens

 

De OVB zal uw persoonsgegevens niet aan derden doorgeven behalve:

Wanneer er toch persoonsgegevens naar andere derden zouden worden doorgestuurd, zal u van ons een e-mail ontvangen waarbij wij u de uitdrukkelijke informeren dat uw persoonsgegevens worden overgedragen naar een derde.

Evenmin zullen persoonsgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de EU.

 

VIII. Rechten betrokkene

 

a. Recht op informatie

Volgens de wettelijke bepalingen dient de OVB als verwerkingsverantwoordelijke u duidelijk te informeren betreffende de verzameling en verwerking van persoonsgegevens. Dat privacybeleid geldt dan ook als een persoonlijke kennisgeving.

De procedure om dat recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

 

b. Recht op toegang

U heeft het recht om van de OVB als verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. Indien uw persoonsgegevens verwerkt zijn kan u inzage verkrijgen van uw gegevens in onze bestanden met bijkomende informatie over de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens, eventuele ontvangers van uw persoonsgegevens, de bewaartermijn, klachtenprocedure, …

U kan ook een kopie van uw persoonsgegevens vragen, zonder bijhorende administratieve kosten. Let wel, wanneer u verschillende kopieën aanvraagt, zal de OVB hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen.

De procedure om dat recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

 

c. Recht op verbetering

Als betrokkene heeft u het recht alle onvolledige of onjuiste persoonsgegevens die op uzelf betrekking hebben te verbeteren.

Onder de noemer ‘verbeteren’ dient te worden verstaan, dat u kosteloos verkeerde persoonsgegevens kan laten aanpassen of zelfs laten verwijderen.

De correctheid en kwaliteit van uw persoonsgegevens is van groot belang voor het bereiken van onze doeleinden.

De procedure om dat recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

 

d. Recht op verzet

U beschikt over een dubbel recht van verzet. De wettelijke bepalingen voorzien in een algemeen recht op verzet en een verzet inzake directe marketing.

Als gebruiker/betrokkene heeft u aldus een algemeen recht op verzet.

U kan zich verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de gegevens overeenkomstig de verwerkingsdoeleinden onvolledig of niet ter zake dienend zijn of wanneer de gegevens waarvan de registratie, de mededeling of bewaring verboden zijn of wanneer de gegevens langer dan de opgegeven duurtijd bewaard zijn.

Wanneer uw persoonsgegevens rechtmatig verwerkt worden, kan u zich overeenkomstig de wettelijke bepalingen van de privacywetgeving verzetten tegen die verwerking wegens zwaarwichtige en gerechtvaardigde redenen die verband houden met uw bijzondere situatie.

U dient hier wel zwaarwichtige en gerechtvaardigde redenen aan te tonen om verdere verwerking te voorkomen.

U kan zich kosteloos en zonder enige motivering verzetten tegen een verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.

De procedure om dat recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

 

e. Recht om vergeten te worden

Zonder onredelijke vertraging kan u uw persoonsgegevens op eigen naam laten wissen. Dat op voorwaarde dat:

De procedure om dat recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

 

f. Recht om persoonsgegevens te verkrijgen

De betrokkene heeft onder de wettelijke bepalingen van de AVG het recht om aan de OVB zijn of haar persoonsgegevens, die de OVB bezit, op te vragen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm.

Dat kan opgevraagd worden voor persoonlijk gebruik alsook om ze door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke dan de OVB.

Indien het voor ons technisch mogelijk is, kan u ook de elektronische verzending van uw persoonsgegevens naar een andere onderneming vragen.

De procedure om dat recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

 

g. Procedure uitoefening rechten

Wanneer u de voormelde rechten wenst uit te oefenen dient u de, al dan niet gemotiveerde, aanvraag samen met een bewijs van identiteit, meer bepaald een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart per post of per e-mail op te sturen naar:

De OVB

Staatsbladsstraat 8, 1000 Brussel

BE0267.393.267

E: info@ordevanvlaamsebalies.be 

T: +32 2 227 54 70

Na ontvangst van uw verzoek reageren wij zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek, kan die termijn met twee maanden worden verlengd. Van dergelijke verlenging wordt u in kennis gesteld.

 

h. Aangifte en bevoegde instantie bij inbreuken

Wanneer u van oordeel bent dat voormelde rechten door ons niet worden gerespecteerd en klacht wenst neer te leggen, kan u zich richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

E: contact@apd-gba.be

T: +32 (0)2 274 48 00

F:+32 (0)2 274 48 35